Como lidamos com a colaboração na nossa empresa?

Um empresa bem-sucedida conta com as pessoas certas exercendo suas funções. Mas, essa é apenas uma parte da história. O que muitos de fora não conseguem enxergar é que existe um ingrediente especial por trás de todo negócio de sucesso. Apesar desse ingrediente ser especial, ele não é nada secreto: trata-se da colaboração.

Uma cultura colaborativa tende a atrair os melhores profissionais e ao mesmo tempo inspirar todos a correrem atrás do propósito da empresa. A colaboração é uma ferramenta poderosa para todos os líderes, e aqui falamos inclusive dos que estão em pequenas e médias empresas, independentemente do setor em que atuam.

Se voce ainda tem dúvidas do poder da colaboração, um estudo da Universidade de Stanford descobriu que as empresas que promovem locais de trabalho colaborativos possuem cinco vezes mais chances de terem melhor desempenho.

Dito isso, perguntamos: como você lida com a colaboração na sua empresa? Para entender mais sobre o tema, confira este artigo.

A importância da colaboração

Quando duas ou mais pessoas trabalham juntas e unem competências para atingirem um mesmo objetivo, dizemos que há colaboração. Ela não precisa ser física, uma vez que ferramentas em nuvem e a tecnologia permitem que colaboradores espalhados pelo globo colaborem entre si.

Essencialmente, a colaboração no ambiente de trabalho estabelece processos para garantir que os membros de equipes trabalhem juntos para tomar decisões. Seu objetivo é o de aumentar o sucesso de qualquer iniciativa, promovendo a comunicação aberta entre os colaboradores em todos os departamentos e níveis de gerenciamento.

Talvez, o principal motivo para empresas incentivarem a colaboração seja o fato de que ela auxilia na resolução de problemas mais rapidamente. Isso porque quando a cultura colaborativa é incentivada há a união de pessoas com diferentes competências e níveis de experiência trabalhando em prol de um objetivo em comum.

Além da resolução de problemas, ao unir diversos conhecimentos e pontos de vista dos colaboradores o ambiente torna-se muito mais propício à inovação. Isso sem contar que ao trabalharem em conjunto as pessoas aprendem umas com as outras.

Como a colaboração geralmente requer a participação de várias equipes, os relacionamentos entre departamentos são reforçados. Os novos funcionários, por sua vez, podem aprender mais rapidamente quando colocados em equipes colaborativas.

À lista de benefícios da colaboração adicionamos o fato de funcionários não se sentirem isolados e passarem a entender que o trabalho deles está relacionado a uma meta maior do que um projeto específico. O senso de propósito fornece valor, dando aos colaboradores uma razão significativa para trabalharem juntos.

Como incentivar a colaboração na empresa?

Não tem como criar um ambiente de coesão em toda a empresa se os membros das equipes não são motivados a fazerem parte da missão da organização. Entenda que quanto mais atraente e empolgante forem a missão e o propósito do negócio, mais fácil será inspirar os membros das equipes a quererem fazer parte do que a empresa deseja realizar (logo, a colaborarem entre si).

Além disso, para que a colaboração funcione, a visão e o objetivo de qualquer projeto/atividade devem ser claros. O mesmo se aplica às funções e responsabilidades individuais e coletivas de todos os colaboradores: elas devem ser minuciosamente comunicadas, pois quando funcionários têm um entendimento claro de sua posição, cada membro da equipe trabalha com mais eficiência.

A fim de ter uma empresa mais colaborativa, é igualmente importante incluir as equipes em processos de decisão. Quando colaboradores são incluídos em tomadas de decisão, eles sentem-se valorizados e, por consequência, ficam muito mais motivados a trabalharem melhor e a vestirem a camisa.

A inovação também deve ser incentivada caso você queira promover a colaboração em sua empresa. Para que as equipes cresçam, é importante que debatam e questionem o status quo em um ambiente aberto e sem julgamento. Como líder, incentive seus liderados a acreditar que os desafios e obstáculos que enfrentam podem – e serão – superados.

Além dessas boas práticas, existem ferramentas que contribuem para tornar o ambiente de trabalho muito mais colaborativo. A seguir falamos sobre algumas delas.

Ferramentas que apoiam a colaboração

Para gestão de projetos, é fundamental que haja comunicação clara e eficiente, e que cada membro do projeto saiba sobre o andamento das atividades. Ferramentas como Trello e Pipefy podem auxiliar.

Ainda sobre gerenciamento de projetos, o Asana é uma das ferramentas mais conhecidas. Ela permite que os usuários atribuam tarefas a outros membros, adicionem seguidores a projetos e monitorem os prazos. É muito útil também para o planejamento estratégico.

O Evernote é outro aplicativo que auxilia equipes a trabalharem de maneira colaborativa em projetos. A ferramenta é indicada inclusive para brainstorming, pois por meio dela é possível criar cadernos compartilhados com banco de ideias.

Para comunicação, uma ferramenta que vem ganhando espaço é o Slack. A plataforma possibilita a troca de mensagens instantâneas, transferências de arquivos e pesquisa de mensagens. Possui muitos recursos e dezenas de integrações com outras ferramentas, como Trello.

Para a criação colaborativa de documentos, existe o Google (que dispensa apresentações). Suas ferramentas de colaboração incluem Documentos e Planilhas projetados para permitir que as equipes editem arquivos ao mesmo tempo e salvem todas as alterações automaticamente.

Já visando o compartilhamento de qualquer forma de documento (planilhas, vídeos, textos, imagens e outros), as ferramentas muito utilizadas para esse fim são Google Drive e One Drive (da Microsoft)

Como hoje em dia a relação de trabalho tem mudado e muitos colaboradores trabalham remoto ou em ambientes diferentes, também é preciso contar com o auxílio da tecnologia para unir as pessoas e garantir que trabalhem colaborativamente. Aplicativos de videoconferência, como Skype e Hangouts ajudam na comunicação à distância.

Concluindo

Líderes que incentivam a colaboração na empresa conseguem manter suas equipes informadas e unidas em prol de objetivos em comum, criar transparência, incentivar o envolvimento de todos e uma melhor compreensão de como os esforços de um indivíduo contribuirão para a execução dos objetivos comuns.

Se sua empresa não adota essa prática comece aos poucos, com as ferramentas que indicamos. E lembre-se também de começar a tomar as atitudes que descrevemos no item “Como incentivar a colaboração na empresa?”.

Desse modo, você verá que gradualmente terá um ambiente que adota a colaboração e cujos funcionários trabalham uns em favor de outros (e todos em favor da empresa).

Para encerrar, neste artigo citamos algumas vezes que um ambiente colaborativo contribui para todas as pessoas em uma empresa unirem-se a fim de atingirem um propósito. Para isso, é fundamental que o propósito seja muito bem desenvolvido, comunicado e ligado à estratégia corporativa. Recomendamos dois artigos que podem ajudar-lhe a esclarecer melhor sobre o assunto:

• Qual a relação entre propósito e estratégia para o sucesso de uma empresa?
• O poder por trás do propósito da empresa

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Créditos imagem: Pixabay por Gerd Altmann