Escritório de Projetos

O que a Glic Fàs pode oferecer quando falamos de Escritório de Projetos?

O gerenciamento de projetos é uma competência estratégica que ajuda organizações a melhor competirem em seus mercados. Quem fala isso não somos nós, da Glic Fàs, mas sim o PMI (Project Management Institute), uma das maiores associações para profissionais de gerenciamento de projetos.

Organizações inteligentes entendem que práticas comprovadas de gerenciamento de projetos levam a um maior sucesso e a menos desperdício de tempo, dinheiro e recursos. E mais: elas sabem que uma abordagem estruturada de Gerenciamento de Projetos as levará a alcançarem os objetivos e intenções originais de seus negócios.

Para ter sucesso na gestão de projetos é necessário uma boa estruturação do Escritório de Projetos, também conhecido como EGP (Escritório de Gestão de Projetos) ou PMO (Project Management Office).

O foco do Escritório de Projetos é estratégico. Ele garante que os recursos de uma organização estejam alinhados com as metas do negócio. Apesar de isso parecer algo restrito à teoria, o próprio PMI tem a prova: de acordo com o Instituto, empresas que usaram um PMO sincronizado com as estratégias de negócios tiveram 38% a mais de projetos atingindo as metas originais.

Já que um Escritório de Projetos é um centro de excelência que garante uma abordagem consistente ao projeto, como, na prática, a Glic Fàs pode ajudar sua empresa?

A implantação do Escritório de Projetos (como trabalhamos)

Um sistema de gerenciamento de projetos deve ser adaptável para diferentes mercados e tamanhos de empresas, possuir simplicidade de uso, ser transparente e basear-se em dados e fatos. A implantação de um sistema de gestão inclui dimensões essenciais para o seu sucesso e sustentação. Por isso, nos focamos em itens como:

  • Capacitação da organização para compreensão da importância e do funcionamento do gerenciamento de projetos;
  • Estrutura e alinhamento da organização;
  • Papéis e responsabilidades dos membros da organização;
  • Riscos associados aos projetos;
  • Maturidade dos projetos;
  • Documentação dos projetos;
  • Acessibilidade e usabilidade de ferramentas;
  • Definição de KPIs;
  • Alinhamento com a estratégia do negócio;
  • E outros.

A fim de implantarmos o gerenciamento de projetos nas empresas, nos baseamos na metodologia do Guia PMBOK® (trata-se de um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos). De acordo com o PMBOK, são cinco os grupos de processos do gerenciamento de projetos (os quais seguimos em nossa abordagem):

  • Início
  • Planejamento
  • Execução
  • Monitoramento e Controle
  • Encerramento

O Escritório de Projetos (PMO) é considerado como o elemento viabilizador da utilização da metodologia para gerenciamento de projetos. Para que o trabalho do PMO tenha êxito, juntamente com as partes interessadas definimos os benefícios esperados do escritório. Isso estabelecerá quais funções o PMO exercerá na empresa.

Sendo assim, o passo inicial é ouvir os stakeholders para alinhamento de objetivos. Alguns objetivos esperados incluem:

  • Melhor controle sobre prazos e custos dos projetos;
  • Aumento de agilidade nas tomadas de decisão;
  • Aumento de produtividade;
  • Melhor comunicação com o nível executivo;
  • Maior visibilidade do andamento dos projetos;
  • Melhor controle sobre terceiros e subcontratados;
  • Mais clareza na definição de papéis e responsabilidades;
  • Entre outros.

Os objetivos variam de organização para organização, mas, independente disso, tenha em mente que para implantar um Escritório de Projetos é fundamental que stakeholders sejam claros quanto ao que esperam do PMO.

E por que precisamos ouvir stakeholders? A resposta é simples: com base em suas respostas definimos as funções mais indicadas para o Escritório de Projetos de nossos clientes.

Como você pode observar, cada PMO é único de acordo com sua especificação e necessidade do negócio. Isso significa que o trabalho de implantação do Escritório de Projetos é individual, ou seja, não existe uma fórmula pronta e não tem como replicar abordagens.

Para exemplificar, após o estabelecimento dos objetivos do Escritório de Projetos, algumas das funções que podemos identificar para o PMO incluem:

  • Alocar recursos entre projetos;
  • Realizar benchmarking;
  • Conduzir auditorias de projetos;
  • Gerenciar stakeholders;
  • Promover a cultura do gerenciamento de projetos na organização;
  • Participar do planejamento estratégico;
  • Entre outras.

Exemplo na prática

Nosso trabalho é o de realizar toda a estruturação do gerenciamento do projetos. Ao fazer isso, nossos clientes conseguem benefícios como:

  • Melhorar o processo de tomada de decisão;
  • Avaliar benefícios e riscos de projetos no contexto de um portfólio completo;
  • Libertar os executivos para pensarem estrategicamente;
  • Aumentar a flexibilidade estratégica ao selecionar os projetos mais adequados a cada momento;
  • Ter um crescimento dos negócios através da melhor previsibilidade e competitividade dos resultados obtidos, com as entregas no tempo e orçamento certos.

Um de nossos cases vêm de quando trabalhamos com a realização de um empreendimento do segmento de infraestrutura. Como é de se esperar, um investimento em projeto de capital nesse setor ocorre somente após o risco do empreendedor ser dimensionado e aceito (o mesmo, claro, se aplica a outros segmentos). Para este trabalho, procuramos respostas para questões como:

  • O que será implantado?
  • Quem vai realizar a implantação?
  • Qual será a estratégia de implantação?
  • Quem são as partes interessadas? Como será a comunicação com elas?
  • Quais os riscos?
  • Quais autorizações são necessárias?
  • Etc.

As respostas às perguntas que propusemos sustentaram objetivos de prazo e custo factíveis com a estratégia geral de execução de projeto. Além disso, baseando-nos nas práticas de PMI, definimos questões como:

  • Escopo
  • Prazo
  • Custos
  • Qualidade
  • Riscos
  • Partes interessadas
  • Aquisições
  • Comunicação
  • Recursos Humanos
  • Saúde, Meio-ambiente e Segurança
  • Integração

Para atender a este cliente, durante um longo período de tempo executamos processos complexos.

Quer saber mais?

A escolha de um bom projeto e o gerenciamento de projetos desde o início do ciclo de vida do projeto são fundamentais para viabilizar a implementação da estratégia do negócio. Neste artigo, mostramos de uma forma geral como podemos ajudar quando o assunto é Escritório de Projetos.

Se quiser saber mais, entre em contato conosco. Será um prazer entender melhor das necessidades da sua empresa e como podemos apoiá-la a entregar valor aos seus stakeholders.

E caso você queira entender melhor sobre Gestão de Projetos, indicamos a leitura do post Você sabe o que é gestão estratégica de projetos?.

Créditos imagem: Unsplash por Tim Gouw.

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