conferência virtual

Como transformar evento presencial em conferência virtual?

A indústria de eventos do mundo inteiro está sofrendo o impacto causado pela pandemia do Covid-19. Com o setor estagnado, de acordo com uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Empresas de Eventos (Abeoc)*, 98% das organizações entrevistadas foram impactadas.

Em média, essas empresas tiveram 12 eventos cancelados e 7 remarcados. Dos cancelamentos, 35% das respondentes negociaram crédito para realização futura e 34% devolveram dinheiro/recursos para contratante ou fornecedor. Com a agenda praticamente bloqueada e prejuízos com hotéis, materiais e passagens já pagas, muitas dessas organizadoras correm o risco de quebrar.

Para evitar ou reduzir o prejuízo com eventos cancelados, o que empresas podem fazer? Em muitas situações, a resposta ainda não foi encontrada, mas em outras, existe uma saída. É o caso da InsurTech NY Conference que conseguiu uma maneira de lidar com o problema e seguir com o evento. Para conhecer essa história e ver como é possível realizar uma conferência virtual (100% virtual) de grande porte, continue na leitura deste post.

InsurTech NY Conference: o que estava previsto

No dia 19 de março a cidade de Nova York teria sua conferência anual de primavera que reuniria, como nos anos anteriores, inovadores de seguros e os líderes da InsurTech. Na programação do evento, palestrantes de operadoras e corretores avançando na inovação seriam esperados.

Na pauta estavam tópicos relacionados à transformação da experiência de compra, com discussões sobre como a demografia, a subscrição automática e a economia gig têm mudado os produtos que estão sendo vendidos e a maneira como são vendidos. Além disso, a agenda do evento contava com a discussão de questões abrangendo como as tecnologias emergentes e o ambiente regulatório moldam as mudanças internas.

Para completar o programa, a InsurTech teria a maior competição na Costa Leste, na qual as principais startups de mais de 200 candidatos apresentariam investidores e executivos de seguros. Tudo estava certo, até que sete dias antes do evento o presidente Donald Trump anunciou a proibição de todos os voos europeus.

Na ocasião, os Estados Unidos tinham apenas 500 casos confirmados de Covid-19, mas a InsurTech já sabia que não poderia continuar o evento pessoalmente e colocar todos os participantes e envolvidos em risco. Foi então que, mostrando como uma gestão de riscos levada à sério faz a diferença, eles conseguiram encontrar uma luz no fim do túnel.

Por ter montado um plano de backup para virtualizar o evento desde que a pandemia tornou-se pública no início do ano, a Insurtech, com experiência anterior em executar webinars online, não pensou duas vezes: transformou todo o evento presencial em uma conferência virtual.

InsurTech NY Conference: do real para uma conferência virtual

O desafio foi grande especialmente porque essa seria uma das maiores conferências InsurTech já realizadas. Além dos mais de 60 palestrantes envolvidos, havia a promessa de oportunidades de networking com reuniões individuais para todos os participantes.

Para organizar a conferência virtual, um artigo da Risk Management relata que em 12 horas a InsurTech conseguiu ligar para todos os oradores e patrocinadores e falar sobre o novo formato. Logicamente, os inscritos foram todos notificados e o resultado final foi um engajamento global.

Várias lições foram aprendidas com isso tudo. A primeira delas foi que na comparação, uma conferência virtual dá mais trabalho do que um evento presencial. Conforme relatado pela empresa norte-americana, uma das maiores dificuldades é o controle do ambiente, pois quando o evento é presencial todo o gerenciamento é mais fácil. Já quando o ambiente é virtual, controlar a configuração completa da tecnologia e improvisar em tempo real é um desafio maior.

Para ajudar outras organizações, em sua página a InsurTech compartilhou alguns insights sobre realização de uma conferência virtual. Eles identificaram cinco elementos essenciais para um evento (quase) perfeito:

  1. Tecnologia
  2. Equipe e pessoal
  3. Design do evento
  4. Palestrantes e conteúdo
  5. Em caso de emergência

Confira:

Tecnologia

A tecnologia é a essência de uma conferência virtual. Para a realização do evento, a InsurTech optou pelo Zoom como plataforma de conferência e pelo Grip como plataforma de rede. Todavia, a fórmula não precisa ser a mesma para a sua empresa. O ideal é realizar uma pesquisa e verificar o que se ajusta ao seu evento.

Equipe e pessoal

Com relação à equipe e ao pessoal envolvidos, todos precisam ser imediatamente convertidos e treinados em novas funções virtuais. Uma boa observação feita pela InsurTech sobre os envolvidos na produção da conferência virtual, é que a execução de um evento online requer um tipo de equipe diferente do que um evento presencial demandaria.

No caso do virtual, eventos nesse formato funcionam melhor com um conjunto de competências que envolvem atenção aos detalhes, pontualidade e comunicação direta. A equipe precisa estar unida e trabalhar junto no caso de algo der errado.

Formato do evento

Sobre o design do evento, ao contrário dos presenciais, que são dinâmicos, com palestrantes, patrocinadores e agendas sendo alterados até o último minuto, os eventos virtuais exigem mais planejamento. A recomendação dada pela InsurTech é fechar e bloquear o cronograma duas semanas antes do evento, e uma semana antes fazer o mesmo com todos os palestrantes.

Outra questão importante é sobre intervalos. Uma conferência virtual deve idealmente ter conteúdo contínuo sem interrupções, pois pausas são oportunidades ao público de saírem e não voltarem. Caso haja momentos de intervalos a recomendação da InsurTech é a de disponibilizar conteúdo na tela para informar ao público o fim do intervalo e o que esperar em seguida.

Não menos importante é a comunicação excessiva. Imaginando que somente 25% – 35% dos e-mails enviados serão recebidos, não esqueça de notificar os participantes no maior número possível de canais (por exemplo, e-mail, LinkedIn e website). Para correios eletrônicos, utilize vários serviços de envio e diferentes domínios para maximizar a capacidade de entrega e rastrear as aberturas.

Palestrantes e conteúdo

No coração da conferência virtual estão os palestrantes. Organize reuniões de preparação de conteúdo com todos que darão palestras e agende reuniões de teste técnico com os oradores. É essencial que todos saibam como ingressar na conferência virtual e testar se o áudio e o vídeo funcionam.

Jamais caia no erro de presumir que os palestrantes “entenderão” isso durante a realização do evento. Para a InsurtTech Conference, por exemplo, todos os mais de 60 palestrantes fizeram um teste técnico de 10 a 15 minutos.

Emergências

Pensar no futuro e fazer a gestão de riscos é criar cenários e antecipar-se às emergências. A dica da InsurTech é pensar nas coisas importantes que podem arruinar o evento caso algo dê errado e, em seguida, fazer um plano B para elas.

Concluindo

Mudar um evento presencial para online, como no caso da InsurTech e sua conferência virtual, não é simples e envolve muitos desafios. Além dos itens que abordamos neste post existem questões particulares que cada empresa deve lidar.

Por exemplo, no caso das feiras setoriais em que são apresentadas máquinas e equipamentos, como fazer? Como realizar demonstrações de produtos? Existem tecnologias como realidade aumentada que podem proporcionar uma boa experiência aos participantes virtuais, mas como o seu evento pode adotá-la?

São questões como essas que devem ser debatidas em cada negócio para que possa ser verificada a viabilidade de seguir com o evento, mesmo que em outro formato, e com os ajustes necessários. Entendemos que nada substitui o contato presencial, mas se não há outra saída no momento, quem sabe o caminho não esteja em um ambiente online até que tudo melhore?

Deixamos aqui a reflexão e esperamos que você possa ter se inspirado no case da InsurTech. Por fim, não esqueça uma grande lição deixada por eles: a de que a gestão de riscos é essencial para todas as empresas.

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* Para acessar a pesquisa completa (e entender da importância da conferência virtual), clique aqui.

Créditos imagem: Unsplash por visuals