Você conhece o poder da gestão de portfólio de projetos na sua organização?

Muitos executivos desconhecem que praticamente toda empresa cujo atingimento de metas se dá por meio de iniciativas de negócios precisa entender (e adotar) a gestão de portfólio de projetos. Do contrário, terão que contentar-se em ver grandes projetos sendo executados no escuro e com altos custos para a organização.

É a gestão de portfólio de projetos que fornece toda a clareza que gestores precisam para resolver problemas. E mais: conforme escrito em publicação do PMI (Delivering on Strategy – The Power of Project Portfolio Management), o gerenciamento de portfólio de projetos é um “método de conectar a execução dos projetos de uma organização ao cumprimento de suas estratégias. Criar essa conexão é um fator crítico no sucesso geral de uma organização”.

A seguir, elencamos alguns pontos que mostram como a gestão de portfólios de projetos é importante para a execução das estratégias da empresa. Confira!

O que é a gestão de portfólio de projetos?

Do inglês Project Portfolio Management (ou simplesmente PPM), a gestão de portfólio de projetos tem o objetivo de encontrar a melhor combinação possível de recursos para ajudar uma organização a atingir suas metas com a execução de seus projetos. Condições externas do mercado, demandas dos clientes e restrições regulatórias são fatores levados em conta pelo PPM.

Em essência, a gestão de portfólio de projetos garante que todos os projetos aprovados e em andamento atendam aos objetivos estratégicos e sejam gerenciados de maneira eficiente para fornecer os melhores resultados. Por meio dessa gestão, projetos são priorizados, planejados e monitorados de modo que todas as partes envolvidas estejam sempre informadas sobre o status.

Resumindo de uma maneira bem simples: o gerenciamento de portfólio de projetos é sobre executar os projetos certos no momento certo.

Gestão de portfólio de projetos é o mesmo que gestão de projetos?

Existe uma confusão entre as duas disciplinas. Em outra oportunidade explicamos o que é gestão de projetos, mas para deixar bem claro aqui, conforme definido pelo Project Management Institute (PMI), refere-se à disciplina de usar princípios e procedimentos para gerenciar um projeto desde a concepção até a entrega de um resultado.

Por sua vez, um portfólio é uma coleção de projetos agrupados. Uma organização pode ter um portfólio geral ou vários portfólios para diferentes áreas do negócio. Então, enquanto um portfólio de projetos é um grupo de projetos sendo trabalhado por uma organização, um projeto é um esforço único projetado para atingir um objetivo específico.

A necessidade de contar com PPM surge justamente do fato de que os projetos, para serem concluídos, exigem tempo, dinheiro e pessoal. Como os recursos geralmente são limitados, e nem todos os projetos são igualmente valiosos para uma organização, o PPM ajuda a manter aqueles projetos alinhados com as metas e estratégias organizacionais, suporta a atribuição e a priorização de recursos e gerencia os recursos implantados em vários projetos.

Por isso é que a gestão de portfólio de projetos trata da gestão centralizada de um ou mais portfólios de projetos para alcançar objetivos estratégicos.

O que acontece com empresas que não adotam o PPM?

Uma pesquisa realizada pela KPMG indica que apenas 21% dos projetos entregam valor de forma consistente. Empresas que não têm uma gestão de portfólio de projetos implantada eficazmente enfrentam um problema grave – que infelizmente é bem comum: implementar projetos demais e sem importância (logo, que não agregam valor).

Além de sobrecarregar funcionários e consumir recursos desnecessários, essa prática resulta em projetos interrompidos devido à baixa qualidade ou porque não são viáveis. O PPM, por outro lado, valoriza o planejamento de recursos e a resolução de conflitos de recursos, aumentando a criação de valor em um negócio.

Ele segue uma abordagem top-down (de cima para baixo), o que significa que projetos importantes, mas que trazem menos riscos, são implementados primeiro e com os recursos necessários.

É comum vermos empresas desperdiçando tempo e dinheiro, ou até mesmo reduzindo a qualidade de seus projetos, para alcançar objetivos. Com o gerenciamento eficaz de portfólios isso não acontece, uma vez que o PPM permite que as organizações otimizem recursos em apoio aos projetos e programas mais significativos estrategicamente falando.

Adicionalmente ao que mencionamos aqui, a ausência da gestão de portfólio de projetos pode resultar em:

Projetos competindo entre si (e projetos ruins tomando precedência sobre bons projetos);
Mudança frequente do status do projeto;
Mais projetos do que a organização é capaz de concluir com entrega de valor;
Executivos de negócios sem a certeza do que aprovar e por quê;
Recursos insuficientes (intensa competição interna por recursos, reduzindo a colaboração e cooperação);
Atrasos e desperdício de recursos na gestão de projetos;
Conclusão de projetos que não atendem a uma necessidade estratégica.

Pontos importantes sobre o gerenciamento de portfólio de projetos

Gerenciar portfólios não é sobre a gestão de vários projetos ao mesmo tempo, mas sim sobre avaliação e controle contínuo dos resultados parciais e finais dos projetos, com o objetivo de verificar se eles alcançam os objetivos da organização.

Como você deve ter percebido, mencionamos diversas vezes a ligação entre a estratégia de negócios e o gerenciamento de portfólio de projetos. Para gerenciar de forma eficaz esse relacionamento, os gerentes de portfólio de projetos precisam analisar cada projeto e questionar se as expectativas das partes interessadas são realistas, bem como se o projeto contribui para a realização geral do portfólio de projetos.

Além disso, precisam analisar o desempenho de cada projeto, identificando se os recursos disponíveis estão sendo usados efetivamente. É fundamental também verificar se existe algum projeto que dependa de outro e se algum projeto impactará negativamente outros em andamento.

Como a gestão de portfólio de projetos está ligada aos objetivos organizacionais, todas as partes envolvidas devem estar familiarizadas com os objetivos estratégicos. Uma pergunta a ser feita: a entrega bem-sucedida de todos os projetos produzirá o objetivo ou benefício desejado?

E para agregar valor e realmente ser útil aos executivos a fim de apoiar a tomada de decisão, lembre-se que o portfólio de projetos deve facilitar a obtenção de informações. Por fim, antes de começar um projeto não esqueça de verificar se existem recursos disponíveis para iniciá-lo e se há um projeto semelhante no portfólio para usar como modelo.

Concluindo

Como escrito na publicação do PMI (Delivering on Strategy – The Power of Project Portfolio Management), “a gestão de portfólio de projetos é o elo entre a intenção estratégica e as iniciativas que fornecem a estratégia”. Seu principal objetivo é o de maximizar os benefícios obtidos pelos projetos.

Conforme procuramos mostrar, isso envolve selecionar apenas os projetos que oferecem valor, levando em consideração os recursos que precisam ser alocados, bem como a adequação estratégica aos objetivos da empresa.

Lembramos ainda que o PPM também busca um equilíbrio na carteira de projetos, por meio de um mix ideal de projetos para que a empresa consiga atingir suas metas operacionais, financeiras e estratégicas. Para isso, garante uma combinação adequada de projetos de alto e baixo risco e projetos de longo e curto prazo.

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Créditos imagem: Unsplash por Campaign Creators.