Home office – dicas para atenuar riscos legais

O home office é uma prática que vem sendo adotada há algum tempo. A modalidade foi atraindo a atenção dos mais jovens com os chamados nômades digitais, profissionais que para trabalharem precisam de um computador e uma boa conexão da internet (ou seja, podem estar em qualquer lugar do mundo).

Quando tratamos das empresas, algumas já adotavam o trabalho remoto e permitiam que seus colaboradores trabalhassem pelo menos alguns dias de casa, notadamente as de fora do país. Aqui no Brasil a cultura do home office não era algo enraizado, muitas organizações e até mesmo seus funcionários resistiam ao modelo devido a temores de que o teletrabalho reduzisse a produtividade e a eficiência.

Mas, como você sabe, nos últimos tempos a situação mudou completamente. Com autoridades de saúde incentivando o distanciamento social, de uma hora para outra o home office acabou se transformando no status quo. A pergunta que fica é: até quando isso durará?

Algumas companhias já anunciaram que manterão o home office por um bom tempo. Outras estão ainda buscando como lidar com a situação e tentam retomar o modelo “antigo”, mas ainda se sentem inseguras. Seja qual for o posicionamento do seu negócio, o home office realmente apresentou uma oportunidade para o local de trabalho.

No entanto, se de um lado hoje temos uma nova cultura de trabalho, do outro é preciso lembrar que existem algumas questões trabalhistas importantes a serem tratadas com atenção.

Home office e questões trabalhistas

Para abordar as questões trabalhistas no home office, nos baseamos neste artigo da Risk Management. Sob o título de “Mitigating Legal Risks of Working from Home”, o conteúdo foi escrito por Keith Markel e Theresa D’Andrea e traz o seguinte:

Políticas da empresa em eventos sociais em vídeo

Com a onda dos eventos sociais online e happy hours virtuais, muitos colaboradores têm utilizado plataformas de vídeo conferência para permanecerem conectados com seus colegas e conseguirem descontrair um pouco. Todavia, como acontece com qualquer evento social, a bebida pode resultar em um comportamento inadequado.

Justamente pelas pessoas estarem confortáveis em suas casas (e não precisarem dirigir quando o evento acabar) é que, conforme cita o artigo, elas podem esquecer que estão em um evento social do trabalho.

Para evitar que problemas como discriminação e assédio venham a acontecer, a empresa deve reforçar aos seus funcionários que qualquer violação pode levar à responsabilidade legal e medidas disciplinares, incluindo rescisão. “Lembre aos funcionários que as políticas da empresa ainda se aplicam ao participar de eventos sociais em vídeo”, diz o texto.

Quando surgir um problema, aja

Segundo os autores do artigo da RM, toda má conduta que viole leis trabalhistas ou políticas da empresa durante interações online deve ser considerada por gestores e supervisores. Isso vale tanto nas interações por vídeo, como também por e-mail e qualquer outra plataforma de mensagem.

Deixe claro aos colaboradores que comportamentos considerados impróprios serão investigados imediatamente e que as ações corretivas apropriadas serão tomadas sempre que necessário.

Atender adequadamente às solicitações de ferramentas

Essa é uma questão delicada. Imagine o seguinte: o home office foi imposto, mas o seu funcionário não tem equipamentos e acessórios ergométricos em casa. Semanas depois ele acaba sofrendo um problema por conta disso e precisa se afastar do trabalho. De quem é a responsabilidade? O colaborador pode processar a empresa?

Aqui reforçamos a importância de uma comunicação transparente e de a empresa se colocar aberta ao diálogo. Sabemos que financeiramente é inviável à organização fornecer equipamentos e acessórios a seus colaboradores, mas aqueles que possuem algum problema clínico (como histórico de Lesão por Esforço Repetitivo – LER) devem ser tratados de uma maneira diferente, para que problemas sejam evitados no futuro.

No caso dos que utilizam computadores, smartphones ou tablets fornecidos pela empresa, é recomendado pedir para que eles assinem um documento reconhecendo o recebimento e assegurando que tomarão as medidas necessárias para evitar danos ou roubo.

Reforce leis salariais e políticas de horas

É difícil monitorar as horas de trabalho dos funcionários remotos. Para tanto, na sugestão dos autores do artigo “os empregadores devem considerar a implementação de políticas de controle de tempo, como um sistema de registro que mostra quando um funcionário acessa remotamente os serviços da empresa ou solicita que os funcionários relatem seu tempo diariamente”.

Medidas como essas podem evitar reivindicações subsequentes de que os empregadores devam salários não pagos.

Impedir violações de privacidade

Com funcionários acessando informações confidenciais da empresa ou do cliente por meio de software de terceiros e Wi-Fi doméstico, os riscos de exposição aos dados confidenciais aumentam.

No home office, tivemos o alerta do “Zoombombing”, que ocorre quando participantes não convidados se intrometem em chamadas de videoconferência. Além disso, existe o perigo de ataques de hackers e phishing. A fim de impedir ao máximo esse tipo de situação, os empregadores devem trabalhar com o departamento de TI ou fornecedores externos para garantir que os funcionários remotos tenham as medidas de segurança apropriadas.

É indicado também treinar os colaboradores sobre as práticas recomendadas, como o uso de senhas exclusivas, por exemplo. Uma política de TI pode ser bastante útil para isso, uma vez que o documento estabelece regras não apenas sobre as senhas, como também sobre a leitura de anexos nos e-mails, os tipos de site que podem ser navegados, entre outros.

Ainda, não esqueça de manter seus funcionários conscientizados “de suas obrigações para proteger qualquer informação confidencial pertencente à empresa, especialmente quando estiver fora do local de trabalho”, escrevem os autores. Também, não esqueça de obter o consentimento do funcionário para acessar o equipamento e, claro, certifique-se de ter uma política clara de “uso aceitável” da tecnologia em casa.

Concluindo

Se antes era difícil entender o porquê de trabalhar remotamente, hoje a questão é: será que eu realmente preciso exercer minha atividade presencialmente? Não podemos afirmar se o home office acabará sendo a exceção ou a regra quando tudo acabar. O que sabemos é que enquanto a realidade durar é fundamental que empresas estejam preparadas legalmente para isso.

Neste artigo repassamos apenas algumas diretrizes para minimizar os riscos de problemas legais associados ao home office, mas entendemos que a lista é extensa. Caso queira contribuir com ela fique à vontade e deixe sua opinião nos comentários.

Esperamos que este artigo tenha sido útil para você. Para mais posts, acesse o Glicando, o Blog da Glic Fàs.

Créditos imagem: Unsplash por Luke Peters